Heizkostenabrechnung: Das ist zu wissen

Die Heizkostenabrechnung zeigt, welchen Anteil Mieter einer Wohnung an den jährlichen Kosten für den Betrieb von Heizungs- und Warmwasseranlagen haben. Sie folgt den Anforderungen der Heizkostenverordnung und muss verständlich sowie plausibel sein. Experten raten: Mieter sollten ihre Heizkostenabrechnung genau prüfen (lassen). Denn viele Abrechnungen entsprechen nicht den geltenden Regeln und sind zu hoch. Wir zeigen, worauf dabei zu achten ist. 

Heizkostenabrechnungen: Hintergründe und Kosten

Mit der Heizkostenabrechnung rechnen Vermieter oder Hausverwaltungen die Ausgaben für den Betrieb von Heizungs- und Warmwasseranlagen ab. Gesetzliche Grundlage dazu bietet der Paragraf 556 des Bürgerlichen Gesetzbuchs. Anforderungen an eine korrekte Abrechnung finden sich darüber hinaus in der Heizkostenverordnung (Verordnung über die verbrauchsabhängige Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten; Verordnung über Heizkostenabrechnung; HeizkostenV).

Ziel der Abrechnung ist es, die angefallenen Kosten fair auf alle Parteien im Haus zu verteilen. Außerdem soll sie den Verbrauch nachvollziehbar machen und zum Sparen anregen.

Welche Kosten enthält die jährliche Abrechnung?

Insgesamt verteilen Vermieter mit der Heizkostenabrechnung alle Ausgaben auf ihre Mieter, die mit dem Betrieb von Heizungsanlagen anfallen. Dazu gehören in erster Linie die Brennstoffkosten. Relevant sind aber auch weitere Positionen:

  • Stromkosten der Heizungsanlage (Pumpen, Regelung und Armaturen)
  • Ausgaben für das Überwachen, Pflegen und Bedienen der Anlage
  • Prüf- sowie Wartungskosten der Heizungs- und Warmwasseranlagen
  • Kosten für die Reinigung von Anlagenteilen und Betriebsräumen
  • Schornsteinfeger-Kosten entsprechend dem aktuell gültigen BImSchG
  • Kosten für eigene oder gemietete Wärmezähler sowie Heizkostenverteiler
  • Arbeitskosten für das Erstellen der jährlichen Heizkostenabrechnung

Zu Berücksichtigen sind dabei nur die Ausgaben für zentrale Heizungsanlagen.

Verteilerschlüssel für die jährlichen Kosten 

Am einfachsten wäre es, alle Ausgaben eines Jahres anteilig nach Wohnfläche oder Raumvolumen auf die Mietparteien umzulegen. Da der individuelle Verbrauch dabei nicht nachvollziehbar ist, gibt es einen Verteilerschlüssel für die Heizkostenabrechnung. Dieser sieht vor, dass 50 bis 70 Prozent der Ausgaben auf Basis des tatsächlichen Verbrauchs abzurechnen sind. Die übrigen 30 bis 50 Prozent ermöglichen es, die Gemeinkosten (z. B. Wartungs-, Prüf- und Arbeitskosten) fair auf alle Parteien der Hausgemeinschaft umzulegen.

Wer den Verteilerschlüssel der Heizkostenabrechnung ändern möchte, benötigt einen triftigen Grund. Dazu gehören zum Beispiel bauliche Maßnahmen, die Energie einsparen sollen. Die Änderung der Abrechnungsmaßstäbe ist dabei nur nach Ankündigung und zu Beginn einer Abrechnungsperiode zulässig.

Abweichungen von der Heizkostenverordnung

Haben Sie eine Etagenheizung, einen Einzelofen oder heizen Sie mit Strom? In diesem Fall kommen Sie selbst für den Betrieb der Anlage auf. Das ist zwar etwas aufwendiger. Dafür haben Sie die Möglichkeit, Energieversorger Jahr für Jahr zu wechseln, um Ihre Heizkosten zu senken. Bei zentralen Heizanlagen ist der Vermieter beziehungsweise die Hausverwaltung dafür verantwortlich. Arbeiten diese nicht wirtschaftlich, kann das zu einer erhöhten Heizkostenabrechnung führen.

Eine Ausnahme betrifft besonders energiesparende Gebäude (Heizwärmebedarf unter 15 kWh/m²a). Da das eigene Verhalten hier kaum Einfluss auf den Verbrauch hat, ist eine rein flächenabhängige Verteilung der Kosten zulässig.

Heizkostenabrechnung Münzen und Scheine auf einem Tisch
© Thomas Madel | Fotolia

Ablesung, Abrechnung und Abschläge: Was ist zu beachten?

Um die Heizungs- und Warmwasserkosten verbrauchsabhängig erfassen zu können, sind geeignete Geräte erforderlich. Diese müssen dem aktuellen Stand der Technik entsprechen, geeicht sein und zum Heizsystem passen. Infrage kommen unter anderem Wärmezähler oder Heizkostenverteiler. Verbrauchswerte für Warmwasser lassen sich mit Wasserzählern oder eigenen Wärmemengenzählern erfassen.

Diese Geräte sind jährlich abzulesen. Üblicherweise erfolgt das durch Messdienstleister, die dazu in die Wohnung der Verbraucher kommen. Sie schlagen einen Termin vor, den Mieter einhalten müssen. Verweigern sie den Zutritt oder verpassen sie auch den zweiten oder dritten Termin, dürfen Vermieter die Heizkosten schätzen. Dabei halten sie sich zum Beispiel an den Verbrauch aus anderen Abrechnungsperioden oder den durchschnittlichen Verbrauch im Haus.

Mit modernen Erfassungsgeräten ist das nicht nötig. Diese lassen sich meist aus der Ferne ablesen, wodurch ein Ablesetermin in der Wohnung entfällt.

Abrechnung der Heizkosten erscheint jährlich

Die Dauer der Abrechnungsperiode beträgt üblicherweise zwölf Monate und ist im Mietvertrag festgelegt. Spätestens zwölf Monate nach dem Ende der Periode müssen Vermieter die Heizkostenabrechnung übermitteln. Andernfalls verjährt die Frist und sie dürfen keine Nachforderungen mehr stellen.

Mieter haben nach dem Erhalt der Heizkostenabrechnung selbst noch einmal zwölf Monate Zeit, um diese eingängig prüfen zu lassen. Stellen sie fachliche oder formale Fehler fest, muss der Vermieter nachbessern. Da die Kosten dann häufig niedriger ausfallen, lohnt sich die Kontrolle in den meisten Fällen.

Abschläge und Nachzahlung von Heizkosten

Mit der Heizkostenabrechnung passen Vermieter oder Hausverwaltungen häufig auch die jährlichen Abschläge an. Diese sollten so hoch sein, dass sie den zu erwartenden Betrag abdecken. Während Mieter bei zu hohen Vorauszahlungen eine Gutschrift bekommen, müssen sie bei zu geringen Abschlagszahlungen nachzahlen. Beides kann ein Grund dafür sein, die jährlichen Abschläge nach oben oder unten zu korrigieren.

Heizkostenabrechnung prüfen und Geld sparen 

Untersuchungen der Verbraucherzentrale haben gezeigt, dass im Zeitraum von 2010 bis 2017 nur ein Drittel aller Heizkostenabrechnungen korrekt waren. Während es bei einem Drittel der Abrechnungen Klärungsbedarf gab, war ein weiteres Drittel eindeutig fehlerhaft. Das zeigt: Für Mieter lohnt es sich, die Dokumente genau zu prüfen. Oft finden sich fachliche Mängel und die Ausgaben sinken. Worauf dabei zu achten ist, zeigt die folgende Übersicht:

  • Verbrauchswerte vergleichen: Vergleichen Sie die Angaben der aktuellen Heizkostenabrechnung mit den Vorjahreswerten. Hat sich der Verbrauch bei gleicher Nutzung stark verändert, lohnt sich die Prüfung.
  • Zählerwerte ablesen und merken: Lesen Sie die Verbrauchswerte an den Stichtagen selbst ab und heben die Informationen gut auf. Sie lassen sich später mit den Angaben der Abrechnung vergleichen, um Fehler zu finden.
  • Abrechnungsperiode kontrollieren: Prüfen Sie auch die Abrechnungsperiode, die in der Regel ein Jahr beträgt. Diese muss auf der Heizkostenabrechnung ersichtlich und schlüssig nachvollziehbar sein. Das gilt vor allem bei einem Umzug.
  • Abrechnungsfrist versäumt: Kam Ihre Abrechnung nicht spätestens zwölf Monate nach dem Ende der Abrechnungsperiode, müssen Sie unter Umständen keine Nachzahlung leisten. Handeln Sie hier allerdings nicht ohne rechtlichen Beistand.
  • Vorauszahlungen verfolgen: Haben Vermieter oder Hausverwaltungen die Höhe Ihrer Vorauszahlungen korrekt erfasst? Ein Vergleich lohnt sich.
  • Positionen auf der Abrechnung: In der Heizkostenabrechnung dürfen Sie nur die oben aufgeführten Positionen finden. Reparaturkosten oder sonstige Ausgaben dürfen Vermieter hingegen nicht anführen.
  • Energiepreise im Abrechnungszeitraum: Wie viel zahlen Sie für Strom, Gas oder Heizöl? Vergleichen Sie die Angaben in der Abrechnung mit den Energiepreisen aus dem Abrechnungsjahr. Gab es bei Heizöl mehrere Lieferungen, ist das Bilden eines Durchschnittspreises nicht erlaubt. Hier sind die Energiemengen nach der Reihenfolge der Lieferung abzurechnen.
  • Restbestände für Heizöl oder Flüssiggas: Bei örtlich gelagerten Brennstoffen ist in der Heizkostenabrechnung der Anfangsbestand zu finden. Geben Vermieter diesen zu niedrig oder gar mit null an, fällt die Abrechnung vermutlich zu hoch aus.
  • Verteilerschlüssel von 50 bis 70 Prozent: Entspricht der Verteilerschlüssel den Vorgaben der Heizkostenverordnung oder hat er sich geändert? Letzteres ist nur zu Beginn der Abrechnungsperiode und auch nur nach vorheriger Ankündigung und Begründung zulässig.
  • Leerstehende Wohnungen: Stehen Wohnungen leer und Vermieter rechnen die Quadratmeter dennoch auf die Heizkosten an? Das ist unzulässig und ein grober Fehler. Achten Sie daher auf die angegebenen Quadratmeter und vergleichen diese am besten auch mit denen der Heizkostenabrechnung aus dem Vorjahr.

Wichtig zu wissen: Als Mieter haben Sie zwölf Monate Zeit, die Abrechnung zu prüfen. Wir empfehlen, bei Unstimmigkeiten Fachleute hinzuzuziehen. Experten finden Sie bei der örtlichen Verbraucherzentrale oder bei einem Mieterschutzverein aus Ihrer Region. 

Heizung.de Autor Alexander Rosenkranz
Fazit von Alexander Rosenkranz
Die Heizkostenabrechnung verteilt die jährlichen Heizungs- und Warmwasserkosten fair auf alle Mieter einer Hausgemeinschaft. Da viele Abrechnungen fehlerfrei sind, lohnt es sich für Mieter, diese genau zu prüfen. Zusammen mit Experten von der Verbraucherzentrale oder einem Mieterschutzverein lassen sich dabei nicht selten Einsparpotenziale aufdecken. 
Beratung durch Ihren Heizungsinstallateur vor Ort

Sie benötigen eine individuelle Beratung oder ein Angebot für Ihre neue Heizung?

news-icon
Neueste Artikel
Artikelbewertung