Ratgeber Heizkostenabrechnung: So ist sie aufgebaut

Anders als Hauseigentümer, kaufen Mieter den Rohstoff für das Heizsystem nicht eigenständig ein. Dafür sind entweder der Vermieter oder die Hausverwaltung zuständig, welche den anteiligen Verbrauch für die Wohneinheit dann in Rechnung stellt. Für viele Menschen ist die Abrechnung der Heizkosten aber ein großes Rätsel, auch weil sie nicht zwingend transparent aufgebaut ist.

Sich mit der Heizkostenabrechnung zu befassen ist durchaus empfehlenswert

Sich intensiv mit einer Heizkostenabrechnung, der Erfassung einzelner Positionen und der Auflistung auseinanderzusetzen, ist sowohl für Mieter als auch Vermieter interessant. Untersuchungen der Verbraucherzentrale Rheinland-Pfalz sprechen hierzu ein deutliches Bild: Jede Dritte Heizkostenabrechnung enthält Fehler. Oft sind es Fehler, die zu Mehrkosten für den Mieter führen. Allgemein gilt in Deutschland zudem ein Verbot der Pauschalisierung. Heizkosten dürfen folglich nicht mit in die Warmmiete einfließen und auch nicht über eine Pauschale abgerechnet werden. Das ist allein deshalb schon schlüssig, weil zu unterschiedlichen Zeiten natürlich jeweils andere Heizkosten (oder im Sommer meist gar keine) anfallen – daher ist eine Pauschale nicht zulässig.

Heizkostenabrechnung Münzen und Scheine auf einem Tisch

Stattdessen werden der Heizkostenverordnung nach alle Kosten gemäß des entstandenen Verbrauchs erfasst. Mindestens die Hälfte der in einem Jahr entstandenen Heizkosten muss verbrauchsabhängig kalkuliert werden. Daher werden Heizkörper in der Wohnung auch mit sogenannten Messzählern versehen, welche den individuellen Bedarf der einzelnen Wohneinheit erfassen und damit eine präzise Abrechnung ermöglichen. Eine Umlage bei der verbrauchsabhängigen Berechnung ist nur dann möglich, wenn diese zu mindestens 50 Prozent aber höchstens 70 Prozent erfolgt. Diese Quote darf nachträglich, nach drei Jahren Mietzeit, nur dann geändert werden, wenn alle betroffenen Mieter dieser zustimmen.

Mehr als nur der reine Verbrauch der Rohstoffe in der Heizkostenabrechnung

Immer wieder kommt es zu dem Trugschluss, in der Heizkostenabrechnung wären lediglich die Kosten für den Rohstoff, also beispielsweise Erdgas, Heizöl oder Pellets, erfasst. Das ist aber falsch, denn Vermieter können eine relativ große Zahl anderer Kostenpositionen ebenfalls umlegen und damit dem Mieter in Rechnung stellen. Was hingegen natürlich stimmt, ist der Fakt, dass die Rohstoffe einen großen Teil der Kosten ausmachen. Vermieter sind daher auch gesetzlich verpflichtet, möglich kostengünstig einzukaufen. Ebenso finden sich in der Heizkostenabrechnung Positionen und Umlagen für die regulär anfallende Wartung des Heizsystems selber. Ebenso entstehen beim Warten, Ablesen und Leasing der an der Heizung befindlichen Zähler weitere Kosten, die in der Heizkostenabrechnung erfasst werden.

Die Bedienung, Pflege und das Monitoring der Heizung verursacht ebenfalls Kosten

Die Bedienung, Pflege und das Monitoring der Heizung verursacht ebenfalls Kosten, auch diese trägt der Mieter durch die Umlage. Gleiches gilt für den anfallenden Strom, der zum Betrieb der Heizanlage notwendig wird. Sofern regelmäßige Messungen der Schornsteinfeger nicht bereits in den Nebenkosten enthalten sind, werden diese ebenfalls über die Heizkostenabrechnung erfasst – gezahlt werden müssen sie folglich so oder so. Anders als häufig angenommen, sind Reparaturen oder der komplette Austausch eines Gerätes aber nicht umlagefähig. Diese Positionen dürfen folglich nicht auf der Heizkostenabrechnung erscheinen. Ist das dennoch der Fall, können Mieter dagegen Einspruch einlegen. Oftmals ist es nicht einmal böser Wille der Vermieter. Viele nehmen schlicht an, dass diese Kosten umlageberechtigt sind.

Besonders pikant wird es im Übrigen, wenn der Vermieter oder die Hausverwaltung sogenannte Full-Service-Verträge mit einem Fachmann abgeschlossen hat. Dieser Vollservice umfasst mitunter nämlich auch Reparaturen, weshalb diese dann zwangsweise in der Heizkostenabrechnung erscheinen und umgelegt werden. Das ist aber ebenfalls nicht gestattet, egal ob die Kosten separat anfallen oder Bestandteil des Full-Service-Vertrages sind. Im letztgenannten Fall muss dann eine Reduzierung erfolgen.

Abschläge für die Heizkostenabrechnung sind gang und gäbe

In Deutschland ist es keine Seltenheit, dass die Heizkosten über Abschläge teilweise geleistet werden. Diese Abschläge dürfen monatlich erfolgen, aber nicht in Form einer Pauschale angelegt sein. Die Abschläge für die Heizkostenabrechnung müssen sich folglich an dem spezifischen Verbrauch beziehungsweise den Werten aus dem Vorjahr (oder einem Mittel aus mehreren Jahren) orientieren. Differenzen zur eigentlichen Heizkostenabrechnung und bereits gezahlten Abschlägen werden dann je nach Fall entweder wieder zurückgezahlt oder müssen durch den Mieter gedeckt werden – falls dieser mehr verbrauchte, als er Abschläge zahlte.

Philipp Hermann

Fazit von Philipp Hermann

Form und Positionen bei der Heizkostenabrechnung beachten:

Einige Vermieter erstellen die Heizkostenabrechnung selbst, andere beauftragen einen professionellen Dienstleister. Ausgewertet werden sollte sie unabhängig davon aber immer. Unter anderem muss diese in Textform erfolgen, der Abrechnungszeitraum (in der Regel 12 Monate) muss deutlich werden. Vorauszahlungen müssen verrechnet werden, die verbrauchsabhängig kalkulierten Kosten klar erfasst und hervorgehoben sein. Eine Aufschlüsselung ist aufgrund der Transparenz ebenfalls notwendig. Am Schluss muss für den Mieter ersichtlich werden, ob er eine Differenz begleichen muss oder ob er vom Vermieter bereits gezahlte, überschüssige Abschläge anteilig zurück erhält.

Sofern ein Fehler festgestellt wird, sollte die Heizkostenabrechnung bis zur Klärung nicht gezahlt werden. Vermieter sollten die Abrechnung schnellstmöglich nach Ablauf der jeweiligen Periode erstellen, müssen aber auch genügend Zeit erhalten, um alle notwendigen Daten sorgfältig zu ermitteln.

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