Heizkostenabrechnung zu hoch? Diese Tipps helfen!

Gesetzliche Grundlage und Kosten der Abrechnung

Mit der Heizkostenabrechnung rechnen Vermieter oder Hausverwaltungen die Ausgaben für den Betrieb von Heizungs- und Warmwasseranlagen ab. Gesetzliche Grundlage dazu bietet der Paragraf 556 des Bürgerlichen Gesetzbuchs. Anforderungen an eine korrekte Abrechnung finden sich darüber hinaus in der Heizkostenverordnung (Verordnung über die verbrauchsabhängige Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten; Verordnung über Heizkostenabrechnung; HeizkostenV).

Ziel der Abrechnung ist es, die im Abrechnungszeitraum angefallenen Kosten fair auf alle Parteien im Haus zu verteilen. Außerdem soll sie den Verbrauch nachvollziehbar machen und zum Sparen anregen.

Welche Kosten enthält die jährliche Heizkostenabrechnung?

Insgesamt verteilen Vermieter mit der Heizkostenabrechnung alle Ausgaben auf ihre Mieter, die mit dem Betrieb von Heizungsanlagen anfallen. Dazu gehören in erster Linie die Brennstoffkosten. Umlagefähig sind aber auch die Heiznebenkosten:

• Stromkosten der Heizungsanlage (Pumpen, Regelung und Armaturen)
• Ausgaben für das Überwachen, Pflegen und Bedienen der Anlage
• Prüf- sowie Wartungskosten der Heizungs- und Warmwasseranlagen
• Kosten für die Reinigung von Anlagenteilen und Betriebsräumen
• Schornsteinfeger-Kosten entsprechend dem aktuell gültigen BImSchG
• Kosten für eigene oder gemietete Wärmezähler sowie Heizkostenverteiler
• Arbeitskosten für das Erstellen der jährlichen Heizkostenabrechnung

Zu Berücksichtigen sind dabei nur die Ausgaben für zentrale Heizungsanlagen.

Heizkostenverordnung gibt Verteilerschlüssel vor 

Am einfachsten wäre es, alle Ausgaben eines Jahres anteilig nach Wohnfläche oder Raumvolumen auf die Mietparteien umzulegen. Da der individuelle Verbrauch dabei nicht nachvollziehbar ist, gibt es einen Verteilerschlüssel für die Heizkosten – auch Umlageschlüssel genannt. Dieser sieht vor, dass 50 bis 70 Prozent der Ausgaben auf Basis des tatsächlichen Verbrauchs abzurechnen sind. Die übrigen 30 bis 50 Prozent ermöglichen es, die Gemeinkosten (z. B. Wartungs-, Prüf- und Arbeitskosten) fair auf alle Parteien der Hausgemeinschaft umzulegen.

Wer den Verteilerschlüssel der Heizkostenabrechnung ändern möchte, benötigt einen triftigen Grund. Dazu gehören zum Beispiel bauliche Maßnahmen, die Energie einsparen sollen. Die Änderung der Abrechnungsmaßstäbe ist dabei nur nach Ankündigung und zu Beginn des Abrechnungszeitraums zulässig.

Abweichungen von der Heizkostenverordnung

Haben Sie eine Etagenheizung, einen Einzelofen oder heizen Sie mit Strom? In diesem Fall kommen Sie selbst für den Betrieb der Anlage auf. Das ist zwar etwas aufwendiger. Dafür haben Sie die Möglichkeit, Energieversorger Jahr für Jahr zu wechseln, um Ihre Heizkosten zu senken. Bei zentralen Heizanlagen ist der Vermieter beziehungsweise die Hausverwaltung dafür verantwortlich. Arbeiten diese nicht wirtschaftlich, kann das zu einer erhöhten Heizkostenabrechnung führen.

Eine Ausnahme betrifft besonders energiesparende Gebäude (Heizwärmebedarf unter 15 kWh/m²a). Da das eigene Verhalten hier kaum Einfluss auf den Verbrauch hat, ist eine rein flächenabhängige Verteilung der Kosten zulässig.

Ablesung, Abrechnung und Abschläge: Was ist zu beachten?

Um die Heizungs- und Warmwasserkosten verbrauchsabhängig erfassen zu können, sind spezielle Geräte erforderlich. Diese müssen dem aktuellen Stand der Technik entsprechen, geeicht sein und zum Heizsystem passen. Infrage kommen unter anderem Wärmezähler oder Heizkostenverteiler. Verbrauchswerte für Warmwasser lassen sich mit Wasserzählern oder eigenen Wärmemengenzählern erfassen.

Diese Geräte sind jährlich abzulesen. Üblicherweise erfolgt das durch Messdienstleister, die dazu in die Wohnung der Verbraucher kommen. Sie schlagen einen Termin vor, den Mieter einhalten müssen. Verweigern sie den Zutritt oder verpassen sie auch den zweiten oder dritten Termin, dürfen Vermieter geschätzte Kosten für die Heizung abrechnen. Dabei halten sie sich zum Beispiel an den Verbrauch aus anderen Abrechnungsperioden oder den durchschnittlichen Verbrauch im Haus.

Mit modernen Erfassungsgeräten ist das nicht nötig. Diese lassen sich meist aus der Ferne ablesen, wodurch ein Ablesetermin in der Wohnung entfällt. Wichtig: Bei Neuinstallation sind fortan fernablesbare Messgeräte laut Novellierung der Heizkostenverordnung verpflichtend. 

Abrechnung der Heizkosten erfolgt jährlich

Die Dauer des Abrechnungszeitraums beträgt üblicherweise zwölf Monate und ist im Mietvertrag festgelegt. Spätestens zwölf Monate nach dem Ende der Periode müssen Vermieter die Heizkostenabrechnung übermitteln. Andernfalls verjährt die Frist und sie dürfen keine Nachforderungen mehr stellen.

Mieter haben nach dem Erhalt der Heizkostenabrechnung selbst noch einmal zwölf Monate Zeit, um diese eingängig prüfen zu lassen. Stellen sie fachliche oder formale Fehler fest, muss der Vermieter nachbessern. Da die Kosten dann häufig niedriger ausfallen, lohnt sich die Kontrolle in den meisten Fällen.

Abschläge und Nachzahlung von Heizkosten

Mit der Abrechnung der Heizung passen Vermieter oder Hausverwaltungen häufig auch die jährlichen Abschläge an. Diese sollten so hoch sein, dass sie den zu erwartenden Betrag abdecken. Während Mieter bei zu hohen Vorauszahlungen eine Gutschrift bekommen, müssen sie bei zu geringen Abschlagszahlungen nachzahlen. Beides kann ein Grund dafür sein, die jährlichen Abschläge nach oben oder unten zu korrigieren.

Einliegerwohnung: Heizkostenabrechnung mit fachlicher Hilfe

Während sich Hausverwaltungen und Fachabteilungen um die korrekte Abrechnung in Mietanlagen kümmern, sind private Eigentümer oft ratlos. Sie wollen keine Fehler machen und suchen Unterstützung, wenn Sie für eine Einliegerwohnung die Heizkostenabrechnung erledigen müssen. Diese bekommen Sie unter anderem bei Eigentümerverbänden wie "Haus und Grund". Eine Alternative ist die Beauftragung spezieller Messdienstleister. Letztere übernehmen alle Arbeiten, die für die Einliegerwohnung bezüglich der Heizkostenabrechnung anfallen. Sie finanzieren Kosten vor und bieten damit ein Rundum-Sorglos-Paket. Private Vermieter müssen sich um nichts weiter kümmern und sind rechtlich auf der sicheren Seite. Das Besondere daran: Haben Mieter der Einliegerwohnung Fragen zur Heizkostenabrechnung, bekommen Sie einen kompetenten Ansprechpartner. 

Heizkostenabrechnung zu hoch: Typische Ursachen  

Seit Jahren bemängeln Verbraucherschützer, dass Nebenkostenabrechnung oft falsch ausgestellt werden. Mieter müssen dann immense Nachzahlungen leisten, weil die Heizkostenabrechnung zu hoch ausfällt. Und dass, obwohl sie oft nichts dafürkönnen. Aber warum ist das eigentlich so? Wo verbergen sich die Fehler in der Abrechnung der Heizung und wie lassen sie sich finden?

Heizkostenverteiler an der falschen Stelle angebracht

In Mehrfamilienhäusern mit zentraler Heizungsanlage sind vielerorts  Heizkostenverteiler  im Einsatz. Die kleinen Kästen an den Heizkörpern erfassen Temperaturdifferenzen und stellen unspezifische Einheiten dar. Ganz gleich, ob es sich dabei um elektronische Verteiler oder ältere Verdunster handelt, spielt die Montagehöhe dabei eine besonders wichtige Rolle. So sollten die Erfassungsgeräte in der Mitte der Heizkörper (horizontal) bei 75 Prozent der Bauhöhe sitzen. Andernfalls registrieren die Geräte zu hohe oder zu niedrige Werte, wodurch die Heizkostenabrechnung zu hoch ausfallen kann.

Die Heizkörper wurden nicht richtig zugeordnet

Um die erfassten Daten der Heizkostenverteiler verwerten zu können, müssen diese auf den entsprechenden Heizkörper umgerechnet werden. Möglich ist das mit Faktoren, die neben der Bauart und der Größe auch die Leistung der Heizflächen berücksichtigen. Arbeiten Verwalter (oder elektronische Heizkostenverteiler) nicht mit den korrekten Korrekturfaktoren, ist die Abrechnung fehlerhaft und die Heizkosten sind zu hoch.

Zu hohe Heizkosten durch falsche Nutzung der Verteiler

Aber auch eine ungünstige Nutzung der Heizkostenverteiler kann dazu führen, dass die Heizkostenabrechnung zu hoch ausfällt. So reagieren Verdunstungsgeräte außerhalb der Heizsaison auch auf Sonnenschein. Erwärmen die Strahlen das Erfassungsgerät, verdunstet ein Teil der Messflüssigkeit, obwohl die Heizung gar nicht eingeschalten ist. Während das Problem bei elektronischen Geräten ausgeschlossen ist, füllen Abrechnungsdienstleister die Messampulle alter Verdunster immer etwas stärker auf. Der kleine Bonus soll die sommerliche Verdunstung ausgleichen und zu hohen Heizkosten vorbeugen.

Unrechtmäßige Umlagen erhöhen Heizkostenabrechnung

Typische Fehler verursacht auch die Ausstellung der Kostenabrechnungen. Hier kommt es zum Beispiel vor, dass Vermieter den Verbrauch leer stehender Wohnungen unrechtmäßigerweise auf alle anderen Mieter aufteilen. Zu hohe Heizkosten entstehen darüber hinaus auch dann, wenn Vermieter Kosten für Reparaturarbeiten auf die Mietkosten umlegen oder die Heizkostenverteiler schlichtweg falsch ablesen.

Mietminderung wegen zu hoher Heizkosten?  

Grundsätzlich liegt kein Mangel vor, nur weil die Heizkosten zu hoch sind. Verursachen technische Fehler die Mehrkosten, kann das hingegen schon ganz anders aussehen. Denn bei einer defekten Heizung oder dann, wenn die Heizkörper nicht abzudrehen sind, liegt ein Mangel vor und Mieter können in vielen Fällen die Zahlungen kürzen. Das sollten sie allerdings nie auf eigene Faust erledigen. Um rechtlich auf der sicheren Seite zu stehen, empfehlen wir den Kontakt und die Beratung durch einen Experten der Verbraucherzentrale oder des örtlichen Mieterschutzbundes.

Heizkosten zu hoch? Abrechnung prüfen lassen 

Untersuchungen der Verbraucherzentrale haben gezeigt, dass im Zeitraum von 2010 bis 2017 nur ein Drittel aller Heizkostenabrechnungen korrekt waren. Während es bei einem Drittel der Abrechnungen Klärungsbedarf gab, war ein weiteres Drittel eindeutig fehlerhaft. Das zeigt: Für Mieter lohnt es sich, die Dokumente genau zu prüfen. Oft finden sich fachliche Mängel und die Ausgaben sinken. Worauf dabei zu achten ist, zeigt die folgende Übersicht:

• Verbrauchswerte vergleichen: Vergleichen Sie die Angaben der aktuellen Heizkostenabrechnung mit den Vorjahreswerten. Veränderungen in Höhe von 10 bis 20 Prozent durch ein geändertes Heizverhalten oder einen härteren Winter sind dabei völlig normal. Hat sich der Verbrauch bei gleicher Nutzung stark verändert, lohnt sich die Prüfung.
• Zählerwerte ablesen und merken: Lesen Sie die Verbrauchswerte an den Stichtagen selbst ab und heben die Informationen gut auf. Sie lassen sich später mit den Angaben der Abrechnung vergleichen, um Fehler zu finden.
• Abrechnungsperiode kontrollieren: Prüfen Sie auch die Abrechnungsperiode, die in der Regel ein Jahr beträgt. Diese muss auf der Heizkostenabrechnung ersichtlich und schlüssig nachvollziehbar sein. Das gilt vor allem bei einem Umzug.
• Abrechnungsfrist versäumt: Kam Ihre Abrechnung nicht spätestens zwölf Monate nach dem Ende der Abrechnungsperiode, müssen Sie unter Umständen keine Nachzahlung leisten. Handeln Sie hier allerdings nicht ohne rechtlichen Beistand.
• Vorauszahlungen verfolgen: Haben Vermieter oder Hausverwaltungen die Höhe Ihrer Vorauszahlungen korrekt erfasst? Ein Vergleich lohnt sich.
• Positionen auf der Abrechnung: In der Heizkostenabrechnung dürfen Sie nur die oben aufgeführten Positionen finden. Reparaturkosten oder sonstige Ausgaben dürfen Vermieter hingegen nicht anführen.
• Energiepreise im Abrechnungszeitraum: Wie viel zahlen Sie für Strom, Gas oder Heizöl? Vergleichen Sie die Angaben in der Abrechnung mit den Energiepreisen aus dem Abrechnungsjahr. Gab es bei Heizöl mehrere Lieferungen, ist das Bilden eines Durchschnittspreises nicht erlaubt. Hier sind die Energiemengen nach der Reihenfolge der Lieferung abzurechnen.
• Restbestände für Heizöl oder Flüssiggas: Bei örtlich gelagerten Brennstoffen ist in der Heizkostenabrechnung der Anfangsbestand zu finden. Geben Vermieter diesen zu niedrig oder gar mit null an, fällt die Abrechnung vermutlich zu hoch aus.
• Umlageschlüssel von 50 bis 70 Prozent: Entspricht der Verteilerschlüssel den Vorgaben der Heizkostenverordnung oder hat er sich geändert? Letzteres ist nur zu Beginn der Abrechnungsperiode und auch nur nach vorheriger Ankündigung und Begründung zulässig.
• Leerstehende Wohnungen: Stehen Wohnungen leer und Vermieter rechnen die Quadratmeter dennoch auf die Heizkosten an? Das ist unzulässig und ein grober Fehler. Achten Sie daher auf die angegebenen Quadratmeter und vergleichen diese am besten auch mit denen der Heizkostenabrechnung aus dem Vorjahr.

Wie zuvor bereits erwähnt, haben Sie als Mieter zwölf Monate Zeit, die Heizkostenabrechnung zu prüfen. Wir empfehlen, bei Unstimmigkeiten Fachleute hinzuzuziehen. Experten finden Sie bei der örtlichen Verbraucherzentrale oder bei einem Mieterschutzverein aus Ihrer Region.

Zusatztipp: Eigenen Verbrauch mit Richtwerten vergleichen 

Ob die Heizkostenabrechnung zu hoch ausgefallen ist, lässt sich erkennen, indem Mieter die eigenen Verbrauchswerte mit dem durchschnittlichen Energiebedarf im Haus vergleichen. Wer zu viel verbraucht, eigentlich aber besonders sparsam heizt, sollte die Abrechnung prüfen lassen. Andernfalls hilft es unter Umständen nur, das eigene Verhalten anzupassen, damit hohe Heizkosten im kommenden Jahr ausbleiben.

Energiespartipps für zu hohe Heizkosten in der Mietwohnung

Sind die Heizkosten zu hoch, stehen Mietern nur wenige Stellschrauben zur Verfügung. So ist es nicht möglich, die Fassade zu dämmen, die Heizung auszutauschen oder Solarthermie nachrüsten zu lassen. Einige Optionen haben Mieter aber dennoch, wenn die Heizkostenabrechnung zu hoch ist. Die folgende Liste gibt einen Überblick:

• Optimale Raumtemperaturen einstellen und pro Grad Celsius bis zu sechs Prozent Heizkosten sparen
• Möbel oder Vorhänge vor Heizkörpern vermeiden, damit sich die Wärme verteilen kann
• Richtig Lüften und beim Stoßlüften die Heizkörper abdrehen, um hohe Verluste zu vermeiden
• Rollläden nachts schließen, damit der Wärmeschutz der Fenster steigt
• Fenster und Türen mit Dichtbändern versehen, um Zugluft zu stoppen 

Heizungsbeihilfe für die nächste Heizsaison

Zu hohe Heizkosten beeinträchtigen vor allem einkommensschwache Haushalte. Denn immer dann, wenn diese mit Heizöl, Kohle oder Flüssiggas heizen, müssen sie Energieträger auf Vorrat einkaufen. Schon vor der nächsten Heizperiode fallen dabei hohe Ausgaben an. Neben den kurzfristig eingeführten Entlastungen in den Jahren 2022 und 2023 unterstützen auch viele Gemeinden. Denn sie gewähren eine sogenannte Heizungsbeihilfe. Dabei handelt es sich um einen einmaligen Zuschuss, mit dem Haushalte Kohle, Heizöl oder Flüssiggas einkaufen können. Teilweise gibt es die Förderung aber auch für hohe Nachzahlungen bei dem Verbrauch von Erdgas oder Strom zum Heizen.

Die Höhe der Heizungsbeihilfe hängt üblicherweise von der Größe des Haushalts und dem eingesetzten Energieträger ab. Einige Gemeinden berücksichtigen auch den energetischen Zustand des Gebäudes bei der Berechnung der Heizungsbeihilfe. Wer beispielsweise durch alte Fenster und Türen mehr verbraucht, bekommt dabei eine höhere Fördersumme.

Ob Haushalte Heizungsbeihilfe bekommen und wie hoch diese ausfällt, erfahren sie bei der zuständigen Kreis- oder Gemeindeverwaltung.

Heizkostenzuschuss II für Studierende, Azubis und Bezieher von Wohngeld

Neben der in einigen Regionen verfügbaren Heizkostenbeihilfe vergibt der Staat Anfang 2023 auch den sogenannten Heizkostenzuschuss II. Die Entlastung greift Wohngeld-Beziehern, Studierenden und Azubis mit Förderung unter die Armen. Wer einer dieser Gruppen angehört, muss sich um nichts weiter kümmern – der Staat zahlt die Mittel Anfang 2023 automatisch aus. Die Höhe hängt dabei vor allem von der Haushaltsgröße ab. So gibt es für Studierende und Azubis einmalig 345 Euro. Wohngeld-Berechtigte Single-Haushalte erhalten 415 Euro und Zwei-Personen-Haushalte erhalten einmalig 540 Euro mehr Wohngeld. Für jede weitere Person im Haushalt steigt die Entlastungssumme insgesamt um 100 Euro.

2.000 Euro Entlastung für Heizöl, Pellets und andere nicht leitungsgebundene Brennstoffe

Haben Haushalte (auch ohne Anspruch auf Wohngeld) in der Zeit vom 01. Januar bis zum 01. Dezember 2022 Heizöl, Pellets oder andere nicht leitungsgebundene Brennstoffe eingekauft und dadurch deutlich mehr als 2021 bezahlt? Dann haben sie gute Chancen, von der Entlastung für Heizöl und Co. zu profitieren. Diese gibt es immer dann, wenn der Preis 2022 etwa doppelt so hoch war wie ein Jahr zuvor. Voraussetzung ist, dass Verbraucher die gezahlten Preise belegen können. Erfüllen Sie diese Vorgabe, bekommen sie etwa 80 Prozent der Mehrkosten (maximal 2.000 Euro) erstattet. Während der Bund die Mittel freigegeben hat, kümmern sich die Länder um die Verteilung. Möglich ist das seit Ende Januar zunächst in Berlin – andere Länder folgen. Wichtig zu wissen ist, dass sich die Antragsregularien, Fördervoraussetzungen und Antragsstellen von Bundesland zu Bundesland unterscheiden können.

Übrigens: Haben Mieter die Heizölbestellung selbst ausgelöst und bezahlt, stellen sie den Antrag selbst. In allen anderen Fällen erfolgt diese über den Eigentümer/Verwalter, der die entsprechende Fördersumme bei den Heizkosten berücksichtigt.